こんにちは、総務部のＫです。

先日、建築部のＳさんと共にISO内部監査員養成セミナーを受けてきました。

弊社ではISO9001、ISO14001を認証取得しており、

年2回内部監査を行なっております。

 

内部監査によって、書式やシステムを改訂したり、

避難訓練、消防訓練を確実に実施できるように

年間スケジュールに組み込んだりと、その功績は少なくありません。

 

ただ、私自身のことをいうと、毎回監査に出ているにも関わらず、

漠然とした知識しかなく…とりあえずマニュアル通り出来ているか

確認しているだけでした。

 

意欲的に取り組むというより義務感に動かされているような・・・。

 

今回セミナーに参加できることになり、知識をつけるチャンスであると共に、

内部監査へのモチベーションが上がると良いなと思いました。

 

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セミナーは、ISOマニュアルの読み方についての講義から始まりました。
ISOについての知識がゼロの状態でも理解しやすい初歩的な内容で、

私のような何度か内部監査に参加したことがある者にとっても

認識を改める良い機会となりました。

 

内容を私なりにまとめるならば、
💡ISOの目的は会社の目指す到達点を明確化し目標を立て、

　現状から目標達成までの課題を洗い出し継続的改善すること。

💡内部監査とは、被監査部署へのインタビュー、　

　実際の現場の観察、記録や文書の確認を経てリスクを発見し、対策･検証すること。

・・・といったところでしょうか。

 

　　　

 

講師の先生は度々、ISOと仕事の関係を流しそうめんに例えてお話しされました。

枠がうまく作られていないと麺が流れていかないのと同様に、

仕事もシステムがうまく構築されていないとスムーズに進みません・・・。

 

つまり、より良いものをお客様に提供するには、

業務がうまく流れる仕組み作りが必須なのです。

では、どのように良い道筋を構築していくか。

 

そのために内部監査があるのですね。

 

内部監査で大事なことは大きく２点あります。

 

一つ目は、現場を実際に観察すること。

災害時に避難経路が確保できているか、現場に部外者が容易に侵入してこないか、等々、

書類を見ているだけでは気付かないようなリスクを発見する機会です。

私はこれまで内部監査とはマニュアル通りに出来ているか確認する作業

と考えていましたが、そんなに形式ばる必要もないかもしれません。

プロセスの改善を目的とするならば、むしろマニュアル側を改訂する機会と捉えても良いかもしれません。

 

 

二つ目はコミュニケーションです。

セミナーでは監査チーム内でのコミュニケーションに言及されていましたが、

私は監査側と被監査側が同じ目的意識を持ち、お互いに協力し合うことで

価値のある内部監査となると思います。

 

かつての私は「不適合」を検出することを目的に監査していたような気がします。

今後は被監査部門にとってプラスになる改善提案をすることを目的

として取り組んでいきたいです。

また、監査を受ける際も指摘に臆することなくアドバイスを求めるぐらいの気持ちでいようと思います。

 

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セミナーでは講義の他に、

チェックリストや内部監査報告書を作成する演習やテストがあり、

これは少しハイレベルに感じましたが、講義をしっかり聞いていればISOに初めて触れる新入社員の方でも問題なくこなせるものでした。

私も最後のテストに無事合格して修了証がもらえました。

どの立場の方でも内部監査員となるならば十分に受講する価値はあると思います。

（受講者の顔ぶれを見ていると中堅社員以上の方が多くいらっしゃるようでした。）

 

私自身も内部監査に対する認識を改めることができ、

今後自分にとっても相手にとっても良い監査と業務改善をしていきたいと感じました。

 

内部監査に限らず、日常の業務からも改善点を見つけ出し、

お客様に満足頂ける企業として成長し続けましょう！